Phạm sai lầm không phải là xấu; bạn có thể học được nhiều điều từ họ. Và có rất nhiều bài học trong quản lý dự án.

Thật không may, các dự án hiếm khi chạy trơn tru. Luôn có những trở ngại trong quá trình này và thỉnh thoảng có thể nảy sinh những vấn đề mới – từ ý tưởng đến việc thực hiện cuối cùng. Xét cho cùng, một dự án rất phức tạp, dễ bay hơi và giới hạn thời gian, và có khả năng mọi tổ chức đều đã từng gặp thất bại đáng kể của dự án ít nhất một lần, bắt đầu từ những sáng kiến ​​lớn.

Mọi dự án đều khác nhau và không nên được xử lý theo cùng một cách, nhưng các lỗi dự án phổ biến có thể ảnh hưởng đến kết quả theo cùng một cách.

Trong blog này, chúng tôi mô tả 7 lỗi quản lý dự án phổ biến nhất có thể xảy ra trong một dự án. Bằng cách hiểu và tính đến chúng, người quản lý dự án có thể giảm bớt nhiều vấn đề có thể phát sinh sau này.

Mục tiêu không rõ ràng và không chính xác

Một trong những tài liệu làm việc đầu tiên của công ty là sứ mệnh và tầm nhìn. Mục tiêu chung của công ty là để tất cả các kế hoạch tiếp theo đều phù hợp. Thông thường, một nhóm có thể hăng hái tham gia vào một dự án mới, ngoại trừ một yếu tố chính – phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của công ty.

Một dự án không đáp ứng được các mục tiêu lớn hơn và các ý tưởng rộng lớn hơn của công ty sẽ bị hủy diệt. Mặc dù các dự án này không phục vụ cho mục đích sứ mệnh của công ty, chúng vẫn đòi hỏi nguồn lực, đồng thời gây nguy hiểm cho các dự án khác và làm chệch hướng sự chú ý của ban quản lý. Tất cả những điều này và cuối cùng bạn có một dự án không mang lại giá trị đáng kể cho đặc tính, sứ mệnh hoặc mục tiêu của công ty.

Nói về mục tiêu, sự tồn tại của các mục tiêu không xác định cũng là lĩnh vực rủi ro chính của dự án. Khi bạn bắt đầu một dự án mà không xác định mục tiêu của mình và sắp xếp các thành viên trong nhóm của bạn với những mục tiêu đó, bạn sẽ trượt trên băng mỏng.

Mẫu điều lệ dự án

Mẫu điều lệ dự án

Nguồn: Mẫu Điều lệ Dự án SlideUplift

Ngoài ra, sự tồn tại của các chỉ số cho những mục đích này là rất quan trọng. Điều này cho thấy kế hoạch tốt của dự án, vì mỗi hoạt động đều nhằm đạt được các mục tiêu này và đáp ứng các chỉ số thành công. Sử dụng hiệu quả Mẫu điều lệ dự án mục tiêu cho tất cả các bên liên quan.

Quản lý và đánh giá tài nguyên không chính xác

Sự lạc quan thúc đẩy các dự án. Thật vậy, chỉ khi bạn có thể tin vào dự án thì bạn mới có thể thành công. Nhưng sự lạc quan không nên thúc đẩy chiến lược quản lý dự án của bạn – bạn cần cân bằng sự hoài nghi rằng mọi thứ có thể đi xuống phía nam. Cách tiếp cận này giúp lập kế hoạch cho các chi phí không lường trước được về ngân sách, lịch trình và nguồn lực. Một nhà quản lý dự án giỏi luôn dựa vào dữ liệu và những dự báo thực tế để đưa ra những đánh giá có thể đạt được và đáng nể về dự án của mình.

Tra cứu các dự án trước đây và hiểu các dự án này cần bao nhiêu thời gian, tiền bạc và nhân lực, đồng thời trau dồi kỹ năng đánh giá của bạn để đưa ra các số liệu thực tế để trình bày với khách hàng hoặc quản lý cấp cao của bạn.

Khi bạn thực hiện các đánh giá đúng, hãy hiểu các sắc thái của việc ủy ​​quyền thích hợp. Quá nhiều dự án thất bại do phân quyền không chính xác các nguồn lực, dẫn đến lãng phí và sai sót đáng kể. Hiểu nhóm của bạn, các kỹ năng và điểm yếu của họ và phân công công việc phù hợp. tạo ra ngân sách để kiểm soát tài chính của bạn và thiết lập một lịch trình hợp lý trong đó các thành viên trong nhóm của bạn sẽ chịu trách nhiệm về công việc của họ.

Mẫu tài nguyên dự án

Mẫu tài nguyên dự án

Nguồn: Lập kế hoạch Nguồn lực Dự án, SlideUpLift

Nhiều lỗi ủy quyền có thể được giảm bớt với một trợ giúp đơn giản khuôn khổ tổ chức và lên lịch để mọi người luôn cập nhật. Sử dụng các mẫu lập kế hoạch nguồn lực để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch dự án đều được giải quyết.

Bỏ qua các dự án trước đó

Hầu hết các dự án không tồn tại biệt lập. Nếu không liên quan trực tiếp, họ có mối liên hệ nào đó với các dự án trước đây của công ty. Điều này là do các dự án có xu hướng liên quan đến chiến lược chung của tổ chức và có các sợi chỉ kết nối chúng để đạt được các mục tiêu lớn hơn của công ty.

Với tư cách là người quản lý dự án, đây nên trở thành một phần thường xuyên của công việc chuẩn bị để xem xét các dự án trước đây liên quan đến dự án hiện tại để đánh giá chiến lược, quản lý nguồn lực, đánh giá, v.v. Nó cũng nêu bật lý do tại sao dự án thành công hay thất bại và có thể khá đầy đủ thông tin để hiểu bối cảnh của dự án hiện tại mà bạn có thể đang thúc đẩy.

Một mẫu dự án hồi tưởng

Một mẫu dự án hồi tưởng

Nguồn: Mẫu hồi tưởng cho dự án SlideUpLift

Nó cũng có thể có khả năng giảm thiểu ‘đường cong học tập’ mà bạn sẽ gặp phải trong một dự án, đơn giản bằng cách giảm bớt một số vấn đề đã biết và các vấn đề có thể nảy sinh trong một dự án có quy mô tương tự – một số ý tưởng để viết ra các bài học của bạn.

Giao tiếp sai

Câu tục ngữ “Nghệ thuật giao tiếp là ngôn ngữ của quản lý” vẫn còn nguyên giá trị trong mọi mặt của cuộc sống lao động. Giao tiếp là cơ sở của làm việc nhóm tốt và kết quả dự án thành công. Và trách nhiệm lớn nhất đối với việc giao tiếp đầy đủ nằm ở những vị trí hàng đầu.

Đồng thời, thông tin sai lệch có lẽ là lý do lớn nhất khiến các dự án đổ bể. Phải có đường dây liên lạc rõ ràng giữa nhân viên, thành viên trong nhóm và người giám sát để không ai bị mất thông tin khi cần. Ngoài ra, nhóm dự án cần giao tiếp liên tục với khách hàng, các thành viên trong nhóm, trưởng bộ phận, giám sát viên, v.v. và việc tuân theo nó có thể gây nguy hiểm. Nhưng một người quản lý dự án thành công biết cách đối phó với nhiều luồng giao tiếp và giữ cho nhóm của họ luôn cập nhật những thay đổi, ý tưởng hoặc thông tin mới.

Mẫu kế hoạch truyền thông dự án

Mẫu kế hoạch truyền thông dự án

Nguồn: Mẫu kế hoạch truyền thông dự án SlideUpLift

Giữ cho thông tin liên lạc của bạn ngắn gọn, rõ ràng và phù hợp. Hãy có chiến lược trong việc đảm bảo rằng mọi người đều tập trung vào những chi tiết phù hợp, loại bỏ những thông tin không có ý nghĩa. Ngoài ra, hãy quyết định cách hiệu quả nhất để giao tiếp cho nhóm của bạn, có thể là trực tiếp, gọi điện video hoặc một cuộc gọi hội nghị cũ hay. Tìm thêm các mẫu kế hoạch truyền thông tại đây.

Thiếu kế hoạch, quy trình và phạm vi rõ ràng

Việc thiếu kế hoạch dẫn đến thất bại của dự án dường như là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, câu hỏi ở đây sâu hơn một câu hỏi đơn giản đối với một dự án được chuẩn bị kém. Tất nhiên, việc lập kế hoạch và xây dựng chiến lược là điều cần thiết để thực hiện dự án. Thường thì bản thân quá trình lập kế hoạch đã bộc lộ những vấn đề chính của dự án. Ví dụ, kế hoạch có phù hợp với mục tiêu của công ty không? Các dự báo về ngân sách và thực hiện ngân sách có thực tế và có thể đạt được không? Kế hoạch làm việc có được thiết kế với những điểm mạnh và điểm yếu của nhóm không? Tất cả những điều này có nghĩa là việc lập kế hoạch có liên quan đến quá trình và đòi hỏi đầu tư thời gian.

Và như ai cũng biết, việc lập kế hoạch sẽ không tốt nếu việc thực thi không thành công. Nếu máy móc không tuân theo các quy trình, công việc có thể được thực hiện dễ dàng hơn, dẫn đến thời hạn kéo dài, nhầm lẫn và cuối cùng là dự án thất bại.

Tham vọng quá mức của người quản lý hoặc nhóm cũng có thể dẫn đến việc mở rộng phạm vi dự án một cách không kiểm soát được. Ngay cả những thay đổi nhỏ trong phạm vi của một dự án cũng có thể tạo ra một hiệu ứng thay đổi gây ra vấn đề cho tất cả những người có liên quan, làm cho quả cầu tuyết trở thành một vấn đề lớn hơn cho toàn bộ dự án.

Trình bày kế hoạch dự án

Trình bày kế hoạch dự án

Nguồn: Bài thuyết trình lập kế hoạch dự án SlideUpLift

Được xác định rõ ràng khi bắt đầu dự án, đảm bảo rằng dự án tuân thủ nghiêm ngặt. Bạn cũng có thể dùng Các mẫu phạm vi dự án tạo điều kiện cho việc làm rõ phạm vi của dự án.

Vi điều khiển

Hãy nói rõ – hầu hết tất cả các thành viên trong nhóm đều có mặt do các kỹ năng và chuyên môn nhất định. Nếu không, họ đã không ở trong đội đó ngay từ đầu. Các nhà lãnh đạo phải tham gia vào công việc hàng ngày của nhóm của họ, đảm bảo rằng các nhu cầu của từng thành viên trong nhóm được hiểu và họ cảm thấy hiệu quả và đi đúng hướng.

Tuy nhiên, trở thành một nhà quản lý quản lý vi mô là điều cuối cùng thúc đẩy một dự án thành công. Nhóm trưởng ở đó để hướng dẫn và chỉ đạo, không phải trông trẻ, những quy trình đơn giản mà các thành viên trong nhóm có thể đảm nhận. Điều quan trọng là phải có quan điểm về vai trò của mọi người trong nhóm, bao gồm cả người lãnh đạo, để tránh những ngón chân không cần thiết và tạo ra một môi trường làm việc thù địch. Khi mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy rằng công việc của họ được tôn trọng, năng suất sẽ tự động tăng lên và dự án nói chung có cơ hội thành công cao hơn.

Tổ chức các cuộc họp thường xuyên và các cuộc họp giao ban, nơi mọi người được thông báo về công việc được thực hiện bởi mỗi thành viên trong nhóm và việc đạt được các mục tiêu và mục tiêu. Bằng cách đó, tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang, không có sếp và cảm thấy ngột ngạt bởi những người giám sát của họ hoặc môi trường làm việc chung.

Không sử dụng các công cụ phù hợp.

Trong thế kỷ 21, việc tự động hóa mọi phần của không gian làm việc có thể trở nên quá dễ dàng. Quản lý dự án không có gì khác biệt. Nhiều phần mềm và công cụ tự động hóa, chẳng hạn như Microsoft Project, cho phép các nhà quản lý đơn giản hóa quy trình quản lý dự án, giúp nhóm tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng. Và chúng chắc chắn là một công cụ tuyệt vời để thực hiện trong không gian làm việc hiện đại.

Là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm thông báo cho mình về các cơ hội của nhóm. Dựa vào bảng tính đơn giản vì điều gì đó bạn luôn làm có thể không phải là cách tiếp cận phù hợp cho một dự án ngày nay. Chìa khóa cho một dự án thành công là hiểu phần mềm và công cụ hiện có trên thị trường và sử dụng phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Sự kết luận

Như bạn có thể thấy, một số nỗ lực có thể giúp bạn tránh được những sai lầm phổ biến nhất trong quản lý dự án.

Mặc dù quản lý dự án là một khoa học không chính xác, nhiều khía cạnh của quản lý dự án đã được nghiên cứu và ghi chép cẩn thận. May mắn thay, có những hướng dẫn và khuôn mẫu nghiêm ngặt dựa trên các tài liệu như vậy để giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và giúp bạn thành thạo hơn trong việc điều hướng các tình huống.

Một công cụ tuyệt vời để giảm bớt các lỗi quản lý dự án là sử dụng SlideUpLift các mẫu quản lý dự án điều này cho phép bạn hình dung quy trình và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp của họ.

Lịch trình và mẫu quản lý dự án phù hợp, cùng với việc đào tạo cách sử dụng chúng, có thể giúp các tổ chức tăng cường thành công của dự án và tránh những sai lầm tốn kém.

Đây là bản trình bày đầy đủ về dự án KickOff.

Dự an khởi động

Dự an khởi động

Nguồn: Bài thuyết trình về dự án KickOff của SlideUpLift

Bây giờ bạn không cần phải tìm kiếm trên web để tìm ra các mẫu phù hợp. Tải xuống các mẫu PowerPoint của chúng tôi qua PowerPoint. Xem như thế nào?

Giới thiệu về SlideUplift:

SlideUpLift là một nền tảng dựa trên web giúp các chuyên gia thực hiện các bài thuyết trình hấp dẫn bằng cách sử dụng các nguyên tắc của khoa học thị giác và kể chuyện. Nền tảng này bao gồm một thư viện web gồm các mẫu trình bày được thiết kế điện tử có thể được sử dụng trong nhiều ngành và chức năng khác nhau.

Kiểm tra thư viện của chúng tôi mẫu powerpoint miễn phí được cập nhật mỗi tuần một lần để đáp ứng nhu cầu thuyết trình của các chuyên gia. Bạn sẽ thấy sự đơn giản và dễ dàng khi tải xuống một mẫu có thể chỉnh sửa, điền vào nội dung của nó và tạo các bản trình bày đẳng cấp thế giới chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *